Huishoudelijk Reglement

Hoofdstuk 1 : Stichting en bestuur

 

Artikel 1-1 doel en rechtsgeldigheid

Lid 1.     Het huishoudelijk reglement omvat een nadere uitwerking van onderwerpen die niet in detail zijn vastgelegd in de statuten van Speeltuinvereniging Asperen.

Lid 2.     Het huishoudelijk reglement mag niet in strijd zijn met de wet.

Lid 3.     Het huishoudelijk reglement kan alleen worden gewijzigd conform artikel 13 1e, 2e en 3e lid van de statuten.

Lid 4.     Alle bestuurders worden geacht te handelen conform de statuten en het huishoudelijk reglement.

Artikel 1-2 Functies en Functie verdeling          

Lid 1.     De vereniging kent een dagelijks bestuur bestaande uit de voorzitter, secretaris en de penningmeester.

Lid 2.     Het dagelijks bestuur kan personen benoemen tot erelid.

Lid 3.     Het dagelijks bestuur kan commissies aanstellen waarvan de verantwoordelijkheden, voor zover niet bij statuten of huishoudelijk reglement bepaald, in een bestuursvergadering worden vastgesteld en vastgelegd.

Lid 4.     Het dagelijks bestuur bepaald met meerderheid van stemmen het maximale aantal bestuursleden van het bestuur.

Lid 5.     De functieprofielen voor de meest voorkomende functies worden door het dagelijks bestuur vastgelegd en als bijlage in het huishoudelijk reglement opgenomen.

Lid 6.     Bij de werving van de bestuursleden wordt met name gelet op het functieprofiel (de specifieke eisen die aan een vacature zijn verbonden).

Lid 7.     Het dagelijks bestuur is eindverantwoordelijke en heeft onder andere de volgende taken:

  1. a) Het aanstellen van een speeltuin beheerder.
  2. b) Het in algemene zin uitzetten van het beleid.
  3. c) Het toezien en controleren op uitvoering van de uitgezette beleidslijnen.

Lid 8.     Het dagelijks bestuur is,  op dagelijkse basis onder andere verantwoordelijk voor de volgende taken:

  1. a) Het op dagelijkse basis zorgen voor continuïteit en veiligheid in en rond de speeltuin, dit met als eindverantwoordelijke voor de veiligheid de gemeente.
  2. b) Het budgetteren en coördineren van activiteiten in en rond de speeltuin.
  3. c) De globale financiële planning en continuïteit van de speeltuinvereniging Asperen voor zover binnen de grenzen van de statuten en huishoudelijk reglement bepaald.
  4. d) De interne en externe communicatie waarin begrepen cliënten, overheden en vrijwilligers.
  5. e) Alle zaken welke binnen het specifieke functieprofiel zijn vastgelegd.

Lid 9.     Het dagelijks bestuur kan gebruik maken van:

  1. a) Middelen waaronder materiaal en financieel.
  2. b) Mensen waaronder vrijwilligers en bestuursleden.

Lid 10.   Alle bestuursleden moeten de secretaris van het dagelijks bestuur voorzien van een geldige kopie van hun paspoort of geldig legitimatiebewijs. De secretaris van het dagelijks bestuur draagt zorg voor de registratie van (nieuwe) bestuursleden bij de kamer van koophandel en fabrieken. Het dagelijks bestuur kan bij nieuwe bestuursleden om een “verklaring van goed gedrag” vragen en/of een antecedentenonderzoek verrichten.

Lid 11.   De secretaris van het dagelijks bestuur of diens vervanger legt een schema van aftreding vast conform artikel 9 5e lid van de statuten. Dit schema wordt minimaal 6 maanden voor de vergadering waarop het bestuurslid aftreedt kenbaar gemaakt aan de bestuursleden. Bestuursleden die tegen her aantreden van het betreffend bestuurslid zijn of niet herkiesbaar gesteld willen worden dienen dit minimaal 2 maanden voor de bijeenkomst bij de voorzitter  of diens vervanger kenbaar te maken.

Lid 12.   Bestuursleden informeren de secretaris inzake verhuizing en deponeren een kopie van hun identiteitsbewijs bij de secretaris van het dagelijks bestuur in het geval van vervanging of vernieuwing.

 

Artikel 1-3 : geldbeheer

Lid 1.     Niet fysieke financiële transacties kunnen uitsluitend worden verricht door de penningmeester en de voorzitter.

Lid 2.     Fysieke financiële transacties kunnen, na goedkeuring en vastlegging door de penningmeester, worden verricht door andere bestuursleden.

Lid 3.     Het algemeen bestuur kan bepaalde financiële transacties delegeren naar bestuursleden of derden. Deze delegatie wordt met de bijbehorende grenzen vastgelegd in het huishoudelijk reglement(bijlage A).

Lid 4.     Bij ontstentenis van de penningmeester of beheerder stelt het bestuur met meerderheid van stemmen een vervanger aan.

Lid 5.     De penningmeester van het algemeen bestuur produceert conform artikel 15 van de statuten binnen 6 maanden volgend op het boekjaar een financieel jaarverslag.

Lid 6.     Elk jaar zal er een kascontrole plaatsvinden door drie vrijwillige leden van de vereniging.

Artikel 1-4 vergaderingen

Lid 1.     Conform de statuten vinden er minimaal 4 algemene bestuursvergaderingen per jaar plaats.

Lid 2.     Bestuursleden zijn verplicht om minimaal 75% van de vastgestelde bestuursvergaderingen bij te wonen tenzij het dagelijks bestuur hierover anders beslist. Deze beslissing word vastgelegd in de notulen.

Lid 3.     Van ieder bestuursvergadering wordt door de secretaris of diens vervanger een vastlegging gemaakt waarin minimaal de gemaakte afspraken voorkomen.  Het bestuur kan indien gewenst besluiten om een andere notulist aan te wijzen.

Lid 4.     Voor de aanvang van een bestuursvergadering wordt de notulist vastgesteld. Van alle bijeenkomsten worden vastleggingen gemaakt waarin minimaal de gemaakte afspraken voorkomen. Van de vastlegging wordt een kopie aan de bestuursleden van het dagelijks bestuur van de vereniging beschikbaar gesteld.

Lid 5.     Het bestuur is gehouden de in de bestuursvergadering gemaakte afspraken zo goed mogelijk tijdig na te komen.

Lid 6.     In geval van meningsverschillen is alleen het besluit van de algemene bestuursvergadering maatgevend voor de te voeren interne en externe communicatie.

Artikel 1-5 communicatie

Lid 1.     De voorzitter en de secretaris zijn in hoofdzaak verantwoordelijk voor de te voeren interne en externe communicatie. Bestuursleden verwijzen, tenzij expliciet anders geregeld, door naar deze bestuursleden.

Lid 2.     Het bestuur presenteert zich als organisatie eensluidend en met een positieve instelling naar buiten. Bestuursbesluiten worden eensgezind door alle bestuursleden naar buiten gedragen.

Lid 3.     De vrijwilliger coördinatoren zijn verantwoordelijk voor een goede communicatie richting de vrijwilligers in de breedste zin.  Informatie welke verspreid richting vrijwilligers wordt tevens aan de bestuursleden verstrekt.

 

Hoofdstuk 2 :Vrijwilligers en derden

Artikel 2-1 vrijwilligers

Lid 1.     Het beleid van het dagelijks bestuur is om vrijwilligers zoveel mogelijk te betrekken bij de planning (meepraten en meedenken) en uitvoering (meedoen) van zaken die de vereniging betreffen. Een goede interne communicatie is hiervoor belangrijk.

Lid 2.     Werving vrijwilligers is primair de taak van alle bestuursleden.

Lid 3.     Het bestuur heeft onder andere als taak:

  1. a) Het werven van vrijwilligers.
  2. b) Het communiceren met vrijwilligers.
  3. c) Het coördineren van vrijwilligers.

Lid 4.     Minimaal tweemaal per jaar worden de vrijwilligers geïnformeerd door het dagelijks bestuur over de voortgang en plannen van de vereniging. Dit zal gebeuren door een nieuwsbrief of iets dergelijks.

Lid 5.     Vrijwilligers hebben het recht om beter dan derden te worden geïnformeerd over de toekomstvisie en de huidige situatie van de vereniging. Het bestuur is gehouden de door vrijwilligers ingebrachte adviezen op adequate wijze in de bestuursvergaderingen te behandelen.

Lid 6.     Vrijwilligers hebben de plicht om de door hun geaccepteerde taken naar beste kennis en vermogen uit te voeren en de vrijwilligers coördinatoren te informeren indien taken niet kunnen worden verricht.

Lid 7.     Het bestuur kan nadere rechten en plichten van vrijwilligers vastleggen in een document (bijvoorbeeld een vrijwilligersstatuut of contract) dat door beide partijen voor gezien moet worden getekend.

Lid 8.     Vrijwilligers kunnen door het bestuur worden verzocht om een geldige kopie van hun legitimatiebewijs. Het bestuur kan desgewenst bij nieuwe vrijwilligers een “verklaring van goed gedrag” vragen aan de vrijwilliger en/of een antecedenten onderzoek (laten) verrichten.

Artikel 2-2 ereleden

Lid 1.     Het dagelijks bestuur kan met meerderheid van stemmen een persoon benoemen tot erelid. Een erelid krijgt bepaalde voordelen ten opzichte van gewone personen.

Lid 2.     De voordelen van een erelid worden per seizoen en/of gebeurtenis bepaald door het algemeen bestuur.

 

Artikel 2-3 commissie- en/of werkgroep

Lid 1.     Het dagelijks bestuur kan één of meerdere commissies of werkgroepen aanstellen die een door het bestuur afgebakende taak uitvoert. De commissie of werkgroep wordt door het bestuur ontbonden als deze dat nodig vind.

Lid 2.     Van het aanstellen van een commissie of werkgroep wordt in de notulen van de bestuursvergadering melding gemaakt. Daarbij word de doelstelling en de taakomschrijving van de commissie of werkgroep zo helder mogelijk vastgelegd.

Lid 3.     In een commissie of werkgroep, bestaande uit vrijwilligers, neemt altijd minimaal 1 bestuurslid deel aan de besluitvorming.

Lid 4.     Commissieleden of werkgroepenleden hebben, tenzij zij tevens bestuurslid zijn, geen stemrecht in het bestuur.

Lid 5.     Conclusies en adviezen vanuit een commissie of werkgroep worden door het bestuur als advies behandeld. Het bestuur is gehouden de door vrijwilligers ingebrachte adviezen op adequate wijze in de bestuursvergadering te behandelen, te notuleren en gemotiveerd te beantwoorden.

Lid 6.     Het dagelijks bestuur kan ook een permanente commissie aanstellen. De rechten en plichten van een structurele commissie moeten in een dergelijk voorkomend geval primair in het huishoudelijk reglement worden vastgelegd. De rechten en plichten van een dergelijke commissie mogen niet in strijd zijn met de wet, de statuten of het huishoudelijk reglement.

Lid 7.     Voor de aanvang van een commissie- of werkgroep vergadering wordt een notulist vastgesteld. Van alle bijeenkomsten worden vastleggingen gemaakt waarin minimaal de gemaakte afspraken voorkomen. Van de vastlegging wordt een kopie aan de bestuursleden van het dagelijks bestuur van de vereniging beschikbaar gesteld.

Artikel 2-4 Bezoekers en regulering.

Lid 1.     Speeltuinvereniging Asperen streeft voornamelijk een sociaal doel na waarbij een goed evenwicht aanwezig dient te zijn tussen het sociale karakter van de speeltuin en de daarvoor benodigde financiële ruimte. Het dagelijks bestuur heeft een luisterend oor voor datgene wat leeft in de omgeving en tracht binnen de sociale doelen zo effectief mogelijk sturing te geven aan de speeltuin.

Lid 2.     Door het bestuur wordt een algemeen speeltuin reglement opgesteld.

Lid 3.     Alle bezoekers, vrijwilligers en andere personen binnen het fysieke terrein van de speeltuin dan wel binnen het organisatieterrein van de speeltuin dienen zich aan deze reglementen te conformeren.

Lid 4.     In die gevallen waarin het reglement niet voorziet beslist(in volgorde):

  1. a) Indien aanwezig een lid van het bestuur.
  2. b) Indien aanwezig de aangewezen toezichthouder.
  3. c) De aanwezige vrijwilliger of door het bestuur aangestelde verantwoordelijke persoon.

Lid 5.     Iedere betrokkene of bezoekers bij en of van de speeltuin heeft het recht op aanhoren van zijn/haar klacht of suggestie. Het bestuur biedt daarvoor gelegenheid voor zowel het indienen (eventueel anoniem), de objectieve behandeling en de terugkoppeling van de uitkomst van de klacht of suggestie. Van klachten of suggesties en de oplossing wordt in de notulen van een bestuursvergadering nota gemaakt.

Lid 6.     Beroep op de beantwoording of afhandeling van een klacht is mogelijk bij het dagelijks bestuur.

Lid 7.     Het dagelijks bestuur stelt jaarlijks de tarieven van de speeltuin vast voor het gebruik van de speeltuin door niet leden, voor leden word dit vastgesteld tijdens de algemene leden vergadering conform artikel 8 2e lid.